Audrey : Merci Sarah de m'accorder ce temps. Je suis ravie de t'accueillir pour cette nouvelle édition du Billet Pausitif. Mon souhait avec cette newsletter, c’est d'interviewer chaque mois, soit un chef d'entreprise, soit un manager qui met en place une (bonne) pratique de qualité de vie.
Le but ? Inspirer d’autres entreprises et prouver que c’est possible.

Pour commencer, peux-tu te présenter en quelques mots et partager la vision de ton entreprise ?

Sarah : Je suis Sarah Macheboeuf. J’ai créé Einaï il y a un petit peu plus de 8 ans, rejointe par mon associée Nesrine Smati ensuite.

En créant Einaï, mon idée était vraiment de se demander comment on peut améliorer le bien-être au travail, à partir de soi. Comment prendre conscience de son propre bien-être pour pouvoir ensuite améliorer les relations entre collègues notamment ?  Comment peut-on travailler l'épanouissement personnel et professionnel ? En mettant en place des actions de QVCT. 

Einaï est une agence spécialisée en qualité de vie au travail et s’articule autour de 4 thèmes.
La grande première partie est axée sur la stratégie et le conseil. Nous allons faire un gros lancement l'année prochaine sur ces offres-là. On souhaite vraiment que la QVCT soit stratégique et pas juste de petites actions par-ci par-là, sur une semaine par exemple, même si c’est déjà bien. On espère vraiment que le bien-être au travail soit, à long terme, mis en place toute l’année.

Autre axe que nous proposons : la formation en soft skills dans laquelle on va travailler toutes les thématiques : culture d' entreprise, communication, gestion du stress, digital detox. Le but est de faire monter en compétence les collaborateurs.
Il y a également la partie “événementiel” avec l’organisation de séminaires et de soirées d’entreprises, où nous avons à cœur de faire émerger le sentiment d’appartenance et la cohésion d’équipe.

Enfin, le quatrième service, ce sont les box cadeaux. Ce qui nous intéressait avec ces box, c’était vraiment de travailler la reconnaissance au travail, le fait de dire merci. C'est quelque chose qui est très important pour nous. 

・La vision d'Einaï


Audrey : D’ailleurs, ça fait partie de votre vision pour vos propres collaboratrices, et dès le début de la collaboration à travers le onboarding. Peux-tu nous en parler ?

Sarah : J’ai vraiment envie que l’on s’applique ce qu’on propose à nos clients. Pour y arriver, on a instauré une culture d’entreprise : transparence et disponibilité. De temps en temps, on me dit : « Tu es trop conviviale » mais j' aime instaurer ce climat de bienveillance. Je n’ai pas envie que mes collaborateurs aient peur de me poser des questions ou soient en rétention parce qu’ils ne savent pas comment nous allons réagir. 
On instaure une vraie confiance pour qu’ils se sentent libres de nous parler, de choses simples ou plus complexes. C’est très important pour nous.
Pour que ce soit possible, on travaille beaucoup sur l’épanouissement personnel. Pour moi, c’ est la clé de la réussite en entreprise. Il y a aussi cette capacité à se responsabiliser. Partager et échanger en toute transparence permet d’être autonome et donc d’être épanoui. 

・Le process de onboarding


Audrey : Einaï s’est agrandie et a donc recruté plusieurs personnes. Peux-tu nous parler de votre process de onboarding ? 

Sarah : Ce n'est vraiment pas un processus qui est si facile que ça ! On s'est déjà trompé dans les recrutements, trois fois de suite, ce qui nous a beaucoup affecté. On pensait être nulles et ne pas savoir faire. Finalement, on s’est rendu compte de la nécessité de faire adhérer nos futurs collaborateurs à notre culture d’entreprise.

Avec Nesrine, on est des femmes à fort caractère, on fait de l’événementiel donc forcément, on est des vraies créatives et ça peut partir un peu dans tous les sens ! Par exemple, nos collaborateurs travaillent aussi bien avec moi qu’avec Nesrine, deux manageuses avec des demandes différentes : pas évident à gérer pour eux.

Pour la saison 2023/2024, on a vraiment fait attention à recruter des profils qui adhéraient à ce fonctionnement. Avec les trois recrutements loupés, on a compris nos erreurs. Dès l'entretien, on s’assure que les candidats acceptent de travailler en mode multiprojets, avec plusieurs managers, pour ne pas se retrouver en difficulté. Donc pour nous, le process de onboarding commence dès le recrutement.

Une fois le collaborateur recruté, on lui envoie un message deux semaines avant son arrivée : « On a hâte que tu arrives. » Une semaine avant, on l’intègre dans les différents groupes WhatsApp internes. Il reçoit donc des messages de bienvenue de toutes les collaboratrices. Ce process permet d’avoir un peu moins d’appréhension le premier jour puisqu’il y a déjà eu des échanges avec l’équipe.
Si le onboarding commence en digital, il se poursuit en présentiel puisqu’un binôme est formé avec le nouveau collaborateur pour vraiment l’embarquer. De fait, pour son premier jour, il a déjà échangé avec au moins 3 personnes. 

Vient la première journée d'intégration avec le petit-déjeuner d'accueil et la présence de tout le monde. Puis l’immersion avec la première réunion du lundi. En parallèle, comme nous travaillons sur Notion, le nouveau collaborateur a accès à une revue, comme un livret d’accueil, où il peut retrouver toutes les informations essentielles comme les congés payés, les codes d’ordinateurs et toutes les choses techniques moins fun mais nécessaires.

Autres temps forts de cette première journée et plus largement, première semaine : passer du temps avec chaque membre de l’équipe (entre 1h30 et 2h), comme un « Vis ma vie » pour découvrir qui fait quoi. Avec moi, ce sera plus de l’administratif alors qu’avec Nesrine plutôt de l’événementiel. Le collaborateur va découvrir comment fonctionne Einaï et nos différentes missions.

Au bout d'une semaine, on fait un point d'étape : comment se sent-il ? est-ce qu’il y a des choses difficiles pour lui ? On oriente vraiment sur le ressenti, pas sur le technique. On recommence le process une semaine et deux semaines après. Pour nous, c'est fondamental que nos collaborateurs aient plaisir à travailler. 
Le point des 15 jours, c' est plutôt le point « to-do list » : « comment est la charge de travail ? Est-ce que tu as tout compris ? Est-ce qu'il faut refaire le process pour que tu comprennes mieux certaines choses ? »

Dans tous les cas, il y a des points individuels tous les deux mois avec nos équipes. On échange avec tous les collaborateurs sur comment ils se sentent et ce dont ils ont envie de faire.

Et bien sûr, on offre une box cadeau/un kit de bienvenue avec notre logo, notre produit signature !

・Les bénéfices du onboarding

Audrey : Quels sont les bénéfices d'un process défini d’onboarding, peu importe qu’il soit parfait ou pas ?

Sarah : On commence à écrire notre process pour éviter d’avoir à nouveau des loupés et voir au moins les points d’alerte. Le bénéfice du process, c 'est de voir rapidement si le collaborateur est bien chez nous grâce aux différents points étapes notamment. Évidemment, la décision de rester est prise par les deux parties. Ce process permet d’éviter des départs et donc une rétention des talents qui sont importants.
Au mieux ils sont intégrés, moins ils ont de pression et nous aussi. En ce moment, on entend qu’il y a beaucoup de ghosting, c’est-à-dire des personnes qui ne viennent plus du jour au lendemain, et ne préviennent même pas. Si une personne en arrive là, c’est qu’aucun lien de confiance n’a été créé à mon sens.

L’onboarding permet de mettre en place la culture d’entreprise et d’immerger le collaborateur, ce qui contribue à sa satisfaction. Grâce au lien créé aussi avec ses collègues, il va se sentir vraiment intégré, attendu et voulu. Ce sentiment est puissant et c’est ce qu’on cherche à créer pour gagner du temps dans le recrutement.

L’intégration, ce n’est pas un jour ni une semaine. C’est finalement la période d’essai - qui peut être de 1 mois comme 6 mois. 6 mois, ça peut être long mais je ne trouve pas ça choquant, au contraire. Le collaborateur a le temps de rentrer dans le processus et de voir si le poste lui convient ou pas, côté entreprise c’est pareil.

L’autre intérêt que je vois à l’onboarding, c’est la diminution du stress côté collaborateur puisqu’encore une fois, il se sent désiré.
Je pense aussi que plus l’intégration est efficace, plus le collaborateur est productif rapidement, gain de productivité pour l’entreprise aussi. C’est donc hyper intéressant de faire en sortes que le processus d'intégration soit clair et efficace.

・Les points d'amélioration


Audrey : Aux vues des expériences de recrutement que vous avez vécues, qu’est-ce que tu pourrais encore améliorer dans votre onboarding ?

Sarah : Mettre en place un questionnaire d’étonnement au bout d’un mois. On reste une petite équipe - 8/9 - donc on le fait en face à face. L’écrit peut libérer la parole et apporter plus de précision. 

Einaï fonctionne de façon assez complexe donc j’ai aussi envie de simplifier les process, en commençant par les réduire et les écrire ! Les missions de tout le monde vont être clarifiées, et les informations trouvables plus facilement. On a déjà fait ce travail mais il faut l’alléger et l’adapter à Einaï. On pourra mieux suivre le collaborateur, surtout en période de rush. C’est challengeant mais bénéfique pour le nouveau collaborateur qui va pouvoir fonctionner tout de suite avec notre culture d’entreprise.

On pourrait aussi rajouter un point d’étape car une fois tous les deux mois, selon les personnes, ce n’est pas suffisant. Il peut se passer un mois avant que le collaborateur nous dise que quelque chose ne va pas, c’est une perte de temps pour tout le monde. Pourtant, tous les mardis, de 14h à 15h, nos collaboratrices savent qu’elles peuvent nous solliciter pour un point individuel, le message que l’on veut passer c’est : « nous sommes là toutes les deux, 100% pour vous. »

J’ai la sensation que ce n’est pas compris comme ça donc peut-être faire évoluer ce moment en étant présente soit l’une soit l’autre. Être face aux deux dirigeantes peut être intimidant, surtout au début, y compris en termes de nombre numérique (1 contre 2) donc finalement ça peut produire l’inverse de l’effet escompté. Peut-être que l’on pourrait leur demander leur avis aussi et ajuster en fonction des besoins de chacune.

Audrey : Ce que j’entends, c’est que finalement vous avez toutes les idées du process - parce que c’est aussi votre métier de conseiller vos clients dans ce domaine-là - mais qu’il n’y a rien de figé. L’amélioration continue est indispensable lorsqu’on travaille sur l’humain puisque par définition il n’est pas linéaire. Ce que j’entends aussi, c’est que vous avez cette volonté de peaufiner, améliorer et ajuster ce que vous avez mis en place.

Sarah : J'aime l’idée du sur-mesure. Je pense que c' est ce qu’on fait naturellement mais comme on ne l'écrit pas, on ne sait pas qu'on le fait ! Certains ont des besoins plus importants donc la personnalisation du parcours d'intégration est essentielle, et pourquoi pas des parcours différents selon si c’est la RH, le manager ou l’équipe. On rentre-là dans un process peut-être plus complexe et difficile à mettre en place selon la taille de l’entreprise et le temps : en plus d’être cheffe d’entreprise, j’ai mon cœur de métier. 

Aussi, pourquoi pas personnaliser l’onboarding en fonction des couleurs DISC ? Cette personne-là, elle est plutôt très rigoureuse et elle a besoin d'être enveloppée, d'être cadrée, ok. Une fois que l’on est sorti du cursus normal et commun pour tout le monde, pour elle, on va plutôt aller dans cette direction-là. Alors que pour une autre, on ira dans une autre direction, ce qui suppose de faire passer le test DISC. Des pistes de réflexions à creuser. 

Merci Sarah, d'avoir répondu en toute transparence à mes questions. Et longue vie à Einaï !

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©Einaï